Een onderneming brengt vele voordelen met zich mee. Niet alleen wat betreft fiscale voordelen, maar ook wat betreft beperkte aansprakelijkheid. Echter, als men kiest voor een bv heeft dit ook vele verplichtingen. Dit geldt onder andere voor de zogenoemde jaarrekening. Hier in het artikel bespreken we wat voor een bv verplichtingen zijn wat betreft deze jaarrekening. Wanneer dient deze jaarrekening opgemaakt te worden? Hoe werkt het eigenlijk met het vaststellen ervan? Op welk moment dient deze jaarrekening gedeponeerd te worden bij de Kamer van Koophandel?
De verplichtingen wat betreft de jaarrekening bij een bv
Een ondernemer die kiest voor de bv, krijgt hierbij een paar verplichtingen betreffende de administratie. Het gaat hierbij vooral om de jaarrekening. Deze verplichtingen zijn onder te verdelen in drie onderdelen, namelijk:
- De jaarrekening opmaken;
- Het vaststellen van deze jaarrekening;
- De jaarrekening deponeren.
Deze drie onderdelen zullen we hierna uitgebreid bespreken.
Het opmaken van de jaarrekening
Het bestuur dient de jaarrekening binnen een periode van vijf jaar nadat het boekjaar is afgelopen, op te maken. Normaliter beginnen dus die vijf maanden te lopen vanaf 1 januari en zal vanaf 1 juni de betreffende jaarrekening opgemaakt moeten zijn.
Uitstel van opmaken jaarrekening
Het is ook een mogelijkheid dat het bestuur uitstel hiervoor ontvangt van de algemene vergadering van de aandeelhouders. De termijn is dan verlengd met een maximum van zes maanden en de betreffende termijn zal dus dan maximaal tot de datum 1 december aanhouden. Vanaf het boekjaar 2016 is alleen nog het verlengen voor vijf maanden een optie en dit zal dus maximaal tot de datum 1 november zijn.
Procedure
De betreffende jaarrekening dient ondertekend te zijn door de bestuurders van de vennootschap, maar ook door de commissarissen indien die aanwezig zijn. Daarna legt men de jaarrekening voor de betreffende aandeelhouders ter inzage op het kantoor van die vennootschap. Als er ook een ondernemingsraad aanwezig is, dan dient de jaarrekening tevens aan deze ondernemingsraad toegezonden te worden.
Het vaststellen van de jaarrekening
De algemene vergadering van de aandeelhouders stelt de jaarrekening vast. Hierbij is het belangrijk om te weten dat het alleen vaststellen van de jaarrekening niet ervoor zorgt dat decharge is verleend door de commissarissen en/of bestuurders.
Moment jaarrekening vaststellen
Het vaststellen van een jaarrekening dient binnen een periode van twee maanden te gebeuren nadat deze is opgemaakt. Als de jaarrekening niet op tijd is vastgesteld, dan dient deze openbaar gemaakt te worden met een mededeling dat deze jaarrekening niet vastgesteld is.
Uitzonderingen
Natuurlijk is het vaak bij de kleinere bv’s zo dat alle aandeelhouders ook de bestuurder ervan zijn. Ook kan het voorkomen dat de betreffende bv enkel één bestuurder en aandeelhouder heeft. Als hiervan sprake is, dan is het moment waarop de ondertekening bij de opmaking van de betreffende jaarrekening plaatsvindt ook het moment waarop deze is vastgesteld. Dit brengt als gevolg met zich mee dat de termijn van de periode van twee maanden in zo’n geval niet geldig is. Over het algemeen zijn uitzonderingen mogelijk, denk aan het feit dat er andere vergadergerechtigden zijn. Een andere uitzondering is als in de statuten staat dat deze wijze van vaststelling niet een mogelijkheid biedt.
Het deponeren van de jaarrekening
Het deponeren is een ander woord voor openbaarmaking. Deze openbaarmaking van een jaarrekening dient binnen een periode van acht dagen plaats te vinden. Deze deponering vindt plaats bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Kamer van Koophandel
Uiterlijk na een periode van dertien maanden nadat het boekjaar waarover desbetreffende jaarrekening gaat, is afgelopen, dient deze jaarrekening gedeponeerd te zijn bij de Kamer van Koophandel. Deze termijn is naar een periode van twaalf maanden verkort vanaf het boekjaar 2016.
Gevolgen niet tijdig deponeren jaarrekening
Als de jaarrekening niet op tijd gedeponeerd wordt, kan dit grote problemen met zich meebrengen ingeval een faillissement. Voor een curator wordt het immers zeer makkelijk gemaakt om die bestuurders in hun privé aansprakelijk te stellen. Bovendien is er in dat geval sprake van een zogenoemd economisch delict. Hiervoor is het mogelijk om een erg hoge boete op te leggen bij het te laat of niet deponeren van een jaarrekening.
Conclusie
De bv heeft ten opzichte van bijvoorbeeld een vof of eenmanszaak enkele voordelen vanuit juridisch oogpunt. Echter, een bv brengt tevens extra verplichtingen met zich mee. Denk hierbij aan de plicht om de jaarrekening vast te stellen, te deponeren en op te stellen. Als men deze verplichtingen niet naleeft, brengt dit grote juridische problemen met zich mee.
Als er conflicten zijn betreffende het vaststellen, deponeren van opstellen van een jaarrekening, is het raadzaam om een goede jurist in te schakelen. Deze kan u helpen om te voorkomen dat u mogelijke boetes ontvangt of onnodig aansprakelijk gesteld wordt. Lees hier meer over een goede ondernemingsrecht advocaat.
